Jäsenrekisterin tietosuojaseloste
JÄSENREKISTERIN TIETOSUOJA- JA REKISTERISELOSTE
Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
Laatimispäivä: 1.6.2015 Päivitetty: 23.5.2019 Päivitetty 21.12.2022
Hallituksen hyväksymä:
1. Rekisterinpitäjä
Kasper- Kasvatus- ja perheneuvonta ry
Y-tunnus 0221057-0
Oltermannintie 8, 00620 Helsinki
Puhelin 050 595 6146
Internet: www.suomenkasper.fi
2. Rekisteriasioista vastaava
Sanna Välimäki, Toiminnanjohtaja. Kasper – Kasvatus- ja perheneuvonta ry, Oltermannintie 8, 00620 Helsinki. Sähköposti: kasper@suomenkasper.fi
3. Rekisterin nimi
Kasper – Kasvatus- ja perheneuvonta ry:n jäsenrekisteri, jota järjestö ylläpitää.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)
Kasper – Kasvatus- ja perheneuvonta ry:n jäsenrekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään jäsenien tietojen ylläpitämiseen ja jäsenille tiedottamiseen. Tietoja ei luovuteta eteenpäin, ne ovat vain järjestön omaan käyttöön.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään rekisteröidyistä perustietoja, kuten muun muassa: – nimi – puhelin – sähköposti – osoite -jäsenmaksutiedot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterinpitäjä rekisteröi jäsenrekisteriin käyttäjästä ne tiedot, jotka käyttäjä itse ilmoittaa jäseneksi liittyessään tai tietoja päivittäessään.
7. ja 8. Henkilötietojen siirto ja luovutus EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Ei säännön mukaista tietojen luovutusta, tiedot ovat vain järjestön omaan käyttöön. Jäsenrekisteri on toteutettu toimittaja Flo Apps Oy:n jäsenrekisteriohjelmalla, jossa Kasper ry toimii rekisterinpitäjänä ja toimittaja toimii samojen periaatteiden mukaisesti. Tämän lisäksi Kasper ry käyttää jäsenkirjeissään MailChimp-palvelua, jonka tietoja saatetaan säilyttää EU:n ulkopuolella. MailChimp noudattaa EU-U.S. Privacy Shield Framework- säädöksiä privacyshield.gov/list). Palvelun tietosuojasta tarkemmin mailchimp.com/legal.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat
Kasper – Kasvatus- ja perheneuvonta ry:n jäsenrekisterin tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmään ja Mailchimp-palveluun. Pääsy tietokantaan on rajoitettu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Käyttöoikeus myönnetään vain rekisterin käyttämiseen perehdytetyille henkilöille ja joiden asemaan sekä tehtäviin käyttöoikeus liittyy.
Tietoja säilytetään rekisterissä vain jäsenyyden ajan ja ne poistuvat järjestelmästä heti jäsenyyden päättyessä. Rekisterin manuaalisesti säilytettävät tiedot sijaitsevat lukitussa kaapissa ja ne tuhotaan jäsenyyden päättymisvuoden lopussa. Hallitus hyväksyy jäseneksi liittyvät ja eroavat henkilöt yhdistyslain mukaisesti, jolloin hallituksen pöytäkirjan liitteenä on jäsenen nimi sekä kotipaikka. Jäsenlaskutuksen osalta tiedot säilytetään taloushallinnon säilytysaikojen perusteella. Tietoihin pääsevät toimistopäällikön ja toiminnanjohtajan lisäksi vain kirjanpitäjä ja palkanlaskija, jotka noudattavat samoja henkilötietojen käsittelyperiaatteita kuin Kasper ry.
10. Rekisteröidyn tarkastus-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja. Kiellot ja muutokset tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
Tarkastuspyynnön voi esittää rekisteriasioista vastaaville henkilöille ja se tulee tehdä kirjallisesti. Kts.yhteystiedot kohta 1.ja kohta 2.
11. Tiedon korjaaminen, muuttaminen tai poistaminen rekisteristä
Rekisteröitynyt pyytää oikaisemaan ja täydentämään ensisijaisesti itse rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti. Korjauspyynnön voi esittää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyn tulee tällöin ottaa yhteyttä osoitteeseen kasper@suomenkasper.fi rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan tiedon korjaamista varten. Rekisteröidyn tietojen täydellinen poistaminen rekisteristä vaatii aina yhteydenottoa rekisterin ylläpitäjään ja erillistä kirjallista pyyntöä, joka poistaa sen perusteella rekisteristä kaikki tiedot rekisteröidystä.
12. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Seloste löytyy myös järjestön nettisivuilta osoitteessa www.suomenkasper.fi Mikäli muutokset ovat merkittäviä, informoimme niistä myös sähköpostitse.