Tietosuojaseloste
Yhdistetty informointiasiakirja (yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 art.13-14) ja seloste käsittelytoimista (art. 30).
Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
Laatimispäivä: 12.6.2024
Tämä tietosuojaseloste korvaa aiemmat 24.6.2018 laaditut VOIKUKKIA -toiminnan rekisteriselosteet:
- VOIKUKKIA -toiminnan markkinointirekisterin tietosuoja- ja rekisteriseloste
- VOIKUKKIA -uutiskirjeen tilanneiden tietosuoja- ja rekisteriseloste
- VOIKUKKIA -ohjaajarekisterin tietosuoja- ja rekisteriseloste
- VOIKUKKIA -vertaiskehittäjien tietosuoja- ja rekisteriseloste
- VOIKUKKIA -toiminnan tapahtumakohtainen tietosuoja- ja rekisteriseloste
1. Rekisterinpitäjä
Kasper – Kasvatus- ja perheneuvonta ry
Y-tunnus 0221057-0
Oltermannintie 8, 00620 Helsinki
Internet: www.suomenkasper.fi
2. Rekisteriasioista vastaava
Petri Segerholm, johtava asiantuntija
sähköposti: lastensuojelu@suomenkasper.fi
3. Rekisterin nimi
Kasper – Kasvatus- ja perheneuvonta ry:n lastensuojelutiimin asiakas, ohjaajarekisteri, palveluntarjoaja, sekä Webropol kyselyn/ilmoittautumisen tietosuojaseloste (tarkempi nimi vaihtuu kyselyn/ilmoittautumisen mukaan)
4. Rekisteröidyt (asiakkaat/palveluntarjoajat):
- Kasper – Kasvatus- ja perheneuvonta ry:n lastensuojelutiimin palveluja tilaavat tai ostavat tahot (palveluntarjoajat) ja näiden yhteyshenkilöt
- Yksityishenkilöt, jotka saavat Kasper ry:ltä korvauksia lastensuojelutiimin toimeksiannosta (matkat, luennot jne) tositteita vastaan
- Kasper – Kasvatus- ja perheneuvonta ry:n lastensuojelutiimin sidosryhmät ja näiden yhteyshenkilöt
- Koulutetut VOIKUKKIA-ohjaajat
- Kasper – Kasvatus- ja perheneuvonta ry:n lastensuojelutiimin koulutuksiin ja tapahtumiin ilmoittautuneet
- Muut Kasper – Kasvatus- ja perheneuvonta ry:n lastensuojelutiimin toimintaan osallistuneet vanhemmat sekä ammattilaiset
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)
Henkilötietojen käsittelyn yleisenä tarkoituksena on yhteydenpito rekisteröityihin, verkkokyselyiden toteuttaminen, palautteen käsittely ja/tai ilmoittautumistietojen kerääminen. Lisäksi ryhmittäin voi olla erityisiä käsittelytarpeita.
Henkilötietoja käsitellään asiakas/palveluntarjoajasuhteen hoitamisen ja ylläpitämisen vaatimien toimien mahdollistamiseksi. Näitä toimia ovat yhteydenpito, markkinointi ja laskutus. Kuten myös Kasper – Kasvatus- ja perheneuvonta ry:n velvoitteiden toteuttaminen ja toiminnan kehittämiseen liittyvät tehtävät.
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, tai rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
6. Rekisterin tietosisältö
Kasper – Kasvatus- ja perheneuvonta ry säilyttää vain yhdistyksen toiminnan ja tietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, ja henkilötietoja, joiden käsittelyllä on lailliset edellytykset. Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet ja vanhentuneet tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti. Kyselyihin ja tutkimuksellisiin tarkoituksiin tiedot raportoidaan yleisellä tasolla.
Ohjaajarekisteritietoja säilytetään niin kauan, kun Kasper – Kasvatus- ja perheneuvonta ry hallinnoi VOIKUKKIA-tavaramerkkiä, tai siihen asti, kunnes rekisteröity pyytää poistamaan omat tietonsa ohjaajarekisteristä. Tieto VOIKUKKIA-ryhmien ohjaamiseen oikeutetuista on säilytettävä tavaramerkin periaatteiden vaalimiseksi.
7. Yksilöintitiedot
Kasper – Kasvatus- ja perheneuvonta ry:n lastensuojelutiimin toiminnassa kerätään ja käsitellään tässä asiakirjassa kuvattuihin tarkoituksiin henkilötietoja, joita voivat olla seuraavat ilmoitetut tiedot:
- Nimi
- Syntymäaika
- Yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- Pankkiyhteystiedot
- Henkilötunnus (henkilötunnus kerätään vain, mikäli sen keräämiselle on erityinen syy, esimerkiksi palkkiollinen toiminta, kilometrikorvauksen maksu)
- Organisaation nimi
- Työtehtävä/nimike
- Demografiset tiedot, ikä, sukupuoli, asuinalue, kokemus lastensuojelusta, koulutus
- Käytettävyys kokemusasiantuntijana ja/tai tukihenkilönä
- IP-osoitteet
- Tietoja selaimesta ja käyttöjärjestelmästä
8. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterinpitäjä kirjaa rekisteriin käyttäjästä ne tiedot, jotka käyttäjä itse ilmoittaa yhteystietojensa antamisen yhteydessä.
9. Henkilötietojen luovutus
Ei säännön mukaista tietojen luovutusta ulkopuolisille, tiedot ovat vain järjestön omaan käyttöön.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia kolmansille osapuolille. Ei tietojen luovutuksia EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat
Kasper ry:n lastensuojelutiimin tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän salasanalla suojattuihin Microsoft Teams, Webropol- ja Adobe Signs -järjestelmiin. Järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja Kasper ry:n lastensuojelutiimin työntekijät, hallinto-ja HR-koordinaattori sekä toiminnanjohtaja, tai määrätty sijainen. Pääsy tietoihin on vain niillä, joille se on tarpeen työtehtävien hoitamiseksi. Järjestelmien sisäänkirjautuminen vaatii salasanan.
12. Rekisteröidyn oikeus ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja. Kiellot ja muutokset tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tiedonoikaisua tai muuttaa suostumustaan. Tarkastuspyynnön voi esittää rekisteriasioista vastaaville henkilöille ja se tulee tehdä kirjallisesti. Kts. yhteystiedot kohta 1. ja kohta 2.
13. Tiedon korjaaminen, muuttaminen tai poistaminen rekisteristä
Rekisteröidyn tietojen poistaminen rekisteristä vaatii aina yhteydenottoa rekisterin ylläpitäjään ja erillistä kirjallista pyyntöä. Pyyntö poistaa rekisteristä kaikki tiedot rekisteröidystä.
14. Tietosuoja selosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, informoimme niistä myös sähköpostitse.